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¿Cómo gestionar la atención al cliente con mensajes automatizados?

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Actualmente, en el mundo tan acelerado que estamos viviendo y demandante de respuestas rápidas debido a que nuestro tiempo es valioso e irrecuperable. Tal cual como reza el dicho “El tiempo es Oro” y ciertamente lo es.  Es por ello que, si eres una empresa, un negocio o posees una marca, evalúa la atención de tus clientes. Si requieres dar respuestas oportunas, puedes apoyarte en la atención al cliente a través de mensajes automatizados.

Es de suma importancia para fortalecer la relación con tus clientes que los hagas partícipes en tu marca o negocio. Además, la tecnología permite la automatización en la atención al cliente.

Con la llegada de la era tecnológica en la cual estamos viviendo, también se propicia la comunicación mediante dispositivos electrónicos. Ahora bien, si pretendemos brindar una atención a nuestros clientes, no debemos subestimar el poder de las comunicaciones en masas y de forma personalizada. Para ello te vamos a ayudar a ofrecer la mejor atención al cliente usando mensajes automatizados. Pero antes te comentaremos un poco sobre a qué llamamos “atención al cliente con mensajes automatizados”.

¿Que entendemos como atención al cliente con mensajes automatizados?

Atención al cliente con mensajes automatizados es una gestión que permite enviar respuestas de manera automática, con ciertas configuraciones o parámetros definidos previamente. Por lo que, una de estas configuraciones será el horario, contenido de los mensajes, genérico o personalizado. Además, registrar el listado de clientes que se requiere atender para llegar a fidelizar. Si te estás preguntando ¿Cómo lograr esta atención? ¡Muy fácil! Hoy en día, existen muchas herramientas que pueden simplificar la atención al cliente.

A través de la WEB

Aprovecha algunas preguntas que con frecuencia te hacen distintos clientes. Este podría ser tu punto de partida. De este modo, tendrás las respuestas oportunas, porque se encontrarán siempre disponibles. 

Por lo que podrás ser proactivo ante las preguntas de tus clientes. Y así, vas a reducir horas de dedicación a la atención de tus recursos y sin duda alguna, tus clientes se sentirán satisfechos. Si aún, consideras que hay mucho más por explorar en cuanto a estas herramientas; tienes razón. 

Parece increíble, pero es bien cierto, que es necesario implementar los llamados Chatbots. Porque así es posible gestionar a todos los contactos, sin perder tiempo. Y de acuerdo a la información que necesiten, siempre tendrán una respuesta de forma personalizada, pero automatizada.

Chatbots

Son muchas la razones por la cuales te interesaría implementar un chatbots en la atención al cliente:

1. Resolver dudas o preguntas con rapidez.

2. Ofrecer a los clientes información complementaria a sus preguntas.

3. Evitar dejar mensajes sin respuesta.

4. No tener limitaciones de idioma.

5. Generar respuestas en cualquier horario.

Si tus clientes se encuentran dentro de algunos de estos casos, entonces es conveniente que sea factible la implementación de un Chatbot. Realizando una conexión a tu página web, a tus redes sociales e inclusive a tu WhatsApp.

Call center

Al brindar una atención telefónica, a través de este canal cerciórate que realmente cubran las exigencias de los clientes. Porque por lo general, los clientes que usan este tipo de canal son personas con el tiempo muy limitado. Donde aprecian si el sistema va directo al grano, encontrando respuestas a sus inquietudes o problemas.

Se debe contar con las casuísticas concretas donde el cliente buscará entre las opciones proporcionadas para conocer una información específica. Aunque los sistemas de respuestas automatizados, como sucede en este caso como el IVR. Suele frustrar a algunos clientes, porque al no encontrar una opción oportuna, que satisfaga sus necesidades, dejan de interactuar y desisten. Es por ello, que debes prestar suma atención a estas respuestas automáticas.

Respuestas automáticas ¿Qué son?

Estas respuestas son aquellas concebidas previamente, para dar respuestas a preguntas o comentarios que se supone que nuestros clientes harían. Las cuales se pueden redactar, por ejemplo, para las redes sociales, generando una atención al cliente con mensajes automatizados. 

Es conveniente al optar por este tipo de atención al cliente con mensajes automatizados, supervisar el contenido y tiempo de respuestas.

Razones por la cuales debes usar Respuestas rápidas

Si aún no te convences de implementar respuestas automáticas para la atención al cliente con mensajes automatizados, entonces revisa las siguientes razones:

1.    Ahorrarás un valioso tiempo en dar respuesta a preguntas repetitivas.

2.    Te relacionas con tus clientes con una comunicación positiva.

3.    Agilizará los procesos de compra o una consulta.

4.    Ofrecerás respuestas inmediatas a sus exigencias.

Además, considera que en las plataformas sociales se espera que la respuesta a los mensajes sea inmediata. Al existir una fuerte competencia, los consumidores tienen más opciones de irse a otro perfil de empresa. Por eso, la automatización es tan importante en la actualidad. 

Ejemplos de atención al cliente con mensajes automatizados

La automatización te permite crear respuestas para las preguntas más frecuentes, las relacionadas con una promoción específica y mucho más. Puedes generar más interacción y hacer sentir al consumidor bien atendido al mostrarle tu catálogo de productos.

Por ejemplo, tienes una tienda de ropa y has lanzado una promoción de descuento en franelas. Programas todas las respuestas a las posibles preguntas, pero además, añades dos ítems que harán sentir al cliente una atención personalizada.

Programas que siempre las respuestas se nombre a la persona interesada. Además, logras generar más interacción y personalización al hacer preguntas. Toda la automatización que se programa debe cumplir el objetivo de enamorar al cliente.

Te mostramos unas preguntas y respuestas relacionadas con la promoción de franelas:

  • Automatización: Hola, ¿podrías indicarnos tu nombre?
  • Respuesta del cliente: Dulce
  • Automatización: Hola Dulce, ¿Qué deseas conocer de nuestra promoción?
  • Respuesta del cliente: Tienen franelas talla M en oferta
  • Automatización: Claro, Dulce. Tenemos franelas en talla M. Selecciona el color que más te gusta. (Se adjuntan círculos de colores)
  • Respuesta del cliente: Selección de color amarillo
  • Automatización: A nosotros también nos encanta el color amarillo. Te adjuntamos las fotos de nuestro catálogo de franelas amarillas en promoción.

De esta forma se logra dar respuesta rápida y además, se complementa la información con otros elementos. El objetivo es generar interacción y lograr conectar con el cliente. De esta manera, aumentan las posibilidades de compra.

Son muchas las opciones que puedes automatizar. Por ejemplo, en el chat en línea que tienes en tu sitio web. Debes ser capaz de organizar la gestión de tal forma que siempre el cliente encuentre una respuesta. Esto se logra creando embudos de ventas, escuchando al cliente y observando su patrón de visita dentro del sitio.

Para ofrecer una respuesta inmediata se debe tener claro lo que se ofrece al cliente. De este modo, será posible dar respuesta y completar la información. Además, después de la interacción existen otras estrategias de marketing que se aplican. El objetivo es lograr la venta, por eso la información que se obtiene es tan relevante.

Ventajas de usar la atención al cliente con mensajes automatizados

De lograr una atención al cliente con mensajes automatizados,  podrás conseguir las siguientes ventajas:

  • Asistir a tus clientes las 24 horas, los 365 días del año
  • Disminuir los gastos operativos
  • Ahorrar tiempo porque te antepones a cualquier duda
  • Satisfacer y fidelizar a los clientes
  • Programar citas
  •  Aliviar de carga de tareas a los empleados, pudiendo dedicarse a otras actividades, sin dejar al cliente satisfecho
  • Emitir respuestas preconcebidas que ayudaran en las dudas a los clientes.

En este año, la automatización empieza a lograr más popularidad. Los patrones de consumo cambiaron y los negocios necesitan usar sistemas de atención al cliente. Se logra una disminución de gastos y generar una atención más rápida.

La tecnología ofrece grandes beneficios que combinados con una buena gestión de estrategias, permite lograr los objetivos comerciales. 

Conclusión

En definitiva, la atención al cliente con mensajes automatizados, te permitirán ayudar y mantener a tus clientes satisfechos. De manera proactiva y no reactiva porque te antepondrás a las posibles dudas. 

Todo negocio debe invertir tiempo en atender a sus clientes porque son la pieza más importante dentro de todo este engranaje. Sin los clientes, ningún negocio pudiese decir que existe. La razón de existencia de cualquier negocio depende de una buena atención.

Es por ello que debemos apoyarnos hoy en día en todos los canales para atender a nuestros clientes. Es conveniente que las marcas aprovechen las bondades de la atención al cliente de manera automatizada. Y así permitir a los clientes que se sientan atendidos en tiempo real.

La automatización en la atención al cliente es una herramienta que trae resultados positivos. Además, complementa la información requerida para la aplicación de otras estrategias de marketing. Y lo más importante, hace sentir al cliente que es el centro del negocio.

Recomendaciones

Es hora de incorporar la atención al cliente con mensajes automatizados, porque como ya se ha visto, trae múltiples beneficios que aportarán un valor significativo a tus clientes. Si aún no lo has evaluado, anímate y comienza de una vez usando tus redes, y a través del chat en tu sitio web.Nosotros te ofrecemos opciones de atención al cliente para que planifiques una gestión exitosa. Conoce más de nuestros servicios aquí.

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